Af hverju skipta innri úttektir máli?
Innri úttektir eru ekki aðeins formlegt ferli heldur leið til að skilja hvernig fyrirtækið raunverulega starfar. Þær draga fram tækifæri til úrbóta, varpa ljósi á veikleika og skapa forsendur fyrir stöðugum umbótum.
Fyrir gæðastjóra, stjórnendur og rekstraraðila eru innri úttektir eitt mikilvægasta verkfærið til að viðhalda og efla gæðastarf, óháð því hvort stefnt er á ISO vottun eða ekki.
Vel framkvæmd úttekt gefur innsýn í hvernig fyrirtækið stendur gagnvart eigin kröfum og verklagi og byggir á góðu skipulagi, samvinnu, opnu samtali og þátttöku starfsfólks.
Hvað er innri úttekt?
Innri úttekt er kerfisbundin skoðun á því hvort starfsemi fyrirtækisins sé í samræmi við eigin verklag, skjöl og staðla, eins og t.d. ISO staðla eða aðra og lög og reglugerðir. Þetta er ferli sem allar alþjóðlegar vottanir gera kröfu um, en jafnvel án vottunar er úttektin lykilþáttur í því að tryggja samræmi, aga og fagmennsku.
Markmið innri úttektar er að:
- Tryggja að verklag sé í samræmi við skjöl og ferla.
- Meta hvort farið sé eftir lögum, reglum og viðeigandi stöðlum.
- Styðja við stöðugar umbætur.
Í grunninn snýst innri úttekt um að svara tveimur lykilspurningum:
- Erum við að gera það sem við sögðum að við myndum gera?
- Ef ekki, hvað þurfum við að laga?
- Er verklagið ekki í lagi?
- Þurfum við að þjálfa okkar starfsfólk betur?
Af hverju skiptir þetta máli?
- Þú færð skýra mynd af stöðunni. Það er erfitt að bæta það sem maður sér ekki. Innri úttekt gefur raunverulega mynd af stöðunni, bæði því sem er að ganga vel og því sem þarf að bæta.
- Tryggir að vinnubrögð séu í samræmi við skjalfest verklag. Skjal í gæðahandbók er lítils virði ef enginn vinnur eftir því. Úttektir tryggja að vinnubrögð séu í takt við ferla og að hægt sé að bregðast við frávikum ef þau koma upp.
- Kemur í veg fyrir að mistök endurtaki sig. Með því að greina frávik snemma er hægt að grípa til aðgerða áður en þau verða kostnaðarsöm eða valda tjóni.
- Eykur skilning og þátttöku starfsfólks. Þegar starfsfólk tekur þátt í úttektum fær það innsýn í hvernig verklag fyrirtækisins eða stofnunarinnar er og hvaða ábyrgð það hefur, sem styrkir gæðamenningu.
- Býr til forskot fyrir ytri úttektir. Fyrirtæki sem framkvæma reglubundnar innri úttektir eru betur undirbúin fyrir ytri úttektir eða vottun.
Hverjir taka þátt í úttekt?
Aðkoma að innri úttekt getur verið mismunandi eftir stærð, skipulagi og starfsumhverfi fyrirtækja, en í grunninn er hún samstarfsverkefni þar sem ólíkir hópar koma saman til að tryggja að ferlar, verklag og gæðaviðmið standist þær kröfur sem settar hafa verið.
Í mörgum tilvikum skiptist ábyrgð á eftirfarandi hátt:
- Gæðastjóri eða úttektaraðili: Skipuleggur, framkvæmir og skráir niðurstöður.
- Ábyrgðaraðilar: Veita upplýsingar, svara spurningum og taka við tillögum til úrbóta.
- Stjórnendur: Fá yfirlit yfir niðurstöður og aðstoða við forgangsröðun úrbóta.
- Starfsfólk: Veitir dýrmætar upplýsingar um hvernig ferlar eru framkvæmdir í raun.
Úttektaraðili þarf að vera óháður og má ekki taka út eigin vinnu. Aðilinn þarf að hafa hæfni og þjálfun til að meta verklag á faglegan og uppbyggilegan hátt, og skrá niðurstöður á rekjanlegan hátt.
Er þetta fyrir öll fyrirtæki eða bara þau sem stefna að vottun?
Innri úttektir er skylduverkefni fyrir alla ISO staðla, en eiga jafn vel við hjá fyrirtækjum og stofnunum sem vilja bæta eigin rekstur, auka ábyrgð og draga úr áhættu, óháð vottun.
