Gæðastjórnun í verki: Þriggja ára ferðalag Droplaugarstaða með CCQ

Fyrir rúmum þremur árum hófu Droplaugarstaðir, hjúkrunarheimili í Reykjavík, innleiðingu á gæðastjórnunarkerfinu CCQ. Á þeim tíma settumst við niður með Jórunni Ósk Frímannsdóttur, forstöðumanni Droplaugarstaða, þar sem hún sagði frá því þegar hjúkrunarheimilið hlaut ISO 9001 vottun vorið 2020. Droplaugarstaðir voru þá fyrst hjúkrunarheimila á Íslandi til að hljóta slíka vottun. Nú, þremur árum síðar, hittum við Jórunni aftur til að ræða reynslu þeirra af CCQ, árangurinn sem hefur náðst og hvernig kerfið hefur breytt starfsemi þeirra.

Stöðugar umbætur og skýr yfirsýn

Þegar við ræðum við Jórunni um helsta ávinning gæðakerfisins leggur hún áherslu á aukna yfirsýn og stöðugar umbætur. Þrátt fyrir að góður starfsstaður geti vissulega starfað vel án gæðakerfis, hefur CCQ gefið þeim tæki til að hafa betri yfirsýn yfir alla starfsemina. Mikilvæg breyting að mati Jórunnar er hvernig breytingar eru nú innleiddar í gegnum kerfið, sem gerir þeim kleift að fylgjast með framgangi þeirra og styður við stöðugar umbætur á starfseminni.

„Við höfum miklu betri yfirsýn yfir allt sem við erum að gera. Við innleiðum breytingar í gegnum kerfið okkar. Þannig að við sjáum þær verða til og það er svona, myndi ég segja, stóra breytingin með því að taka inn gæðakerfi. Við erum auðvitað í sífelldri endurskoðun. Stöðugar umbætur í gangi,“ segir Jórunn.

Teymisvinnan skilaði árangri

Í upphafi tók innleiðingarferlið óvænta stefnu sem reyndist vera afar farsæl. Þegar áform um ráðningu verkefnastjóra gengu ekki eftir var tekin ákvörðun um að byggja upp stórt teymi innan starfsstöðvarinnar. Tíu starfsmenn tóku þátt í að skrifa gæðahandbókina og innleiða breytingarnar. Með því að fá starfsfólk úr öllum geirum starfseminnar varð verkefnið sameiginlegt, þar sem allir áttu sinn þátt í uppbyggingu og tryggði að kerfið endurspeglaði raunverulegar þarfir starfseminnar.

„Ég held að það hafi verið alveg ofboðslegt gæfuspor, í rauninni, að þurfa að draga svona alla að.“

Ábendingar sem drifkraftur umbóta

Eitt af því fyrsta sem teymið gerði var að setja upp ábendingarkerfi. Þetta reyndist mikilvægur þáttur í að móta uppbyggingu gæðakerfisins og hefur síðan þá verið drifkraftur stöðuga umbótta á starfsstöðinni. Með því að safna ábendingum frá öllu starfsfólki fékk teymið betri skilning á þörfum starfseminnar og gat byggt upp kerfi sem þjónar raunverulegum þörfum vinnustaðarins.

„Við fórum strax í ábendingarnar og það var mikið gæfuspor. Byrjuðum að fá ábendingar frá starfsfólki og allsstaðar að úr starfseminni, sem hjálpaði líka við stöðugar umbætur auðvitað, og við að skilja hvað það var sem við þurftum að gera og hvernig við vildum byggja það upp.“

Nýsköpun í eignastjórnun

Droplaugarstaðir eru nú að innleiða spennandi breytingar á eignastjórnuninni. Í stað þess að skrá hvert einasta tæki og hlut í eignaskrá, er verið að innleiða kerfi með QR kóðum fyrir hvert herbergi. Þetta mun einfalda allar bilanatilkynningar verulega, þar sem starfsfólk, íbúar og aðstandendur geta einfaldlega skannað kóðann til að tilkynna um bilanir eða viðhaldsþörf. Jórunn segir að þetta sé stór breyting sem þau vonast til að verði mikið gæfuspor í rekstrinum.

Samþætting við Eden Alternative

Síðastliðin tvö ár hafa verið viðburðarík hjá Droplaugarstöðum, en þá var einnig unnið að innleiðingu Eden Alternative samhliða gæðakerfinu. Eden leggur áherslu á að skapa heimilislegt umhverfi þar sem íbúar eru á eigin forsendum. Þetta felur í sér grundvallarbreytingu á hugarfari, þar sem áherslan færist frá hefðbundnum afköstum yfir í umhyggju, hlustun og hlýleika í samskiptum við íbúa. CCQ reyndist hjálplegt verkfæri við þessa innleiðingu, sérstaklega við endurskoðun á gæðahandbók og verfkerlum út frá Eden hugmyndafræðinni.

Framtíðarsýn

Eftir þrjú ár með CCQ hefur Droplaguarstöðum tekist að þróa og bæta starfsemi sína markvisst. Gæðaráðið, sem upphaflega var 12 manna, hefur verið endurskipulagt í 5 manns. Þá hefur verið ráðinn gæðastjóri, sem hefur reynst vera mjög farsæl breyting.

Jórunn nefnir að það sé vissulega krefjandi að reka sólarhringsþjónustu fyrir 83 íbúa, þar sem þarfir og langanir hvers og eins eru ólíkar. Þrátt fyrir að fjármagn sé alltaf takmarkandi þáttur, leggur starfsfólk Droplaugarstaða metnað sinn í að veita sem besta þjónustu. Í þeirri vinnu hefur CCQ reynst gott hjálpartæki fyrir stjórnendur.

Framundan hjá Droplaugarstöðum er endurvottun, sem felur í sér tveggja daga úttekt á allri starfseminni. Með reynsluna af síðustu þremur árum í farteskinu og stöðugar umbætur að leiðarljósi, er ljóst að Droplaugarstaðir er vel í stakk búið til að takast á við þær áskoranir sem framtíðin ber í skauti sér.