Að byggja upp gott gæðakerfi: Reynsla Frumherja af CCQ

Erna Sigfúsdóttir, gæðastjóri Frumherja, er nýjasti gestur okkar í CCQ Stundinni. Erna tók við starfi gæðastjóra fyrir einu og hálfu ári eftir 24 ára feril í lögreglunni. Hún er einnig menntaður verkefnastjóri sem nýtist henni vel í starfi. Þrátt fyrir að koma úr ólíkri starfsgrein hefur hún náð að nýta reynslu sína vel á nýjum vettvangi.

Erna kom að góðu búi hjá Frumherja en hefur síðan unnið markvisst að því að betrumbæta gæðaferlið enn frekar.

„Ég kem og tek við mjög góðu búi. Það var búið að setja gæðamálin inn í CCQ gæðakerfið. Það sem ég þurfti kannski að gera og ég sá tækifæri í þegar ég kom, var bara að betrumbæta.“ – Erna Sigfúsdóttir

Víðtæk starfsemi

Margir tengja Frumherja við ökupróf og bifreiðaskoðanir, en starfsemin er mun umfangsmeiri og þarf fyrirtækið að uppfylla strangar kröfur og staðla.

Frumherji er leiðandi á sviði skoðana, prófana og tengdrar þjónustu, með 30 starfsstöðvar um allt land. Starfsemi fyrirtækisins spannar fjölbreytt svið líkt og:

• Skoðanir ökutækja og ökupróf
• Skoðun gæðastjórnunarkerfa í byggingariðnaði
• Fasteignaskoðanir
• Orkumælaþjónusta

„Við erum líka að vinna í umboði Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar, þ.e. að við erum með rafmagnsskoðanir, skoðun gæðastjórnunarkerfa, og svo löggildingar og prófunarstofu,“ útskýrir Erna.

Alþjóðlegir staðlar

Sem faggiltur skoðunaraðili þarf fyrirtækið að uppfylla alþjóðlega ISO staðla. Fyrirtækið starfar eftir tveimur mikilvægum ISO stöðlum:

• ISO 17020 fyrir skoðunarstöðvar – sem setur kröfur um óhlutdrægni og hæfni skoðunaraðila.
• ISO 17025 fyrir prófunarstofur – sem tryggir áreiðanleika prófana og kvörðunarstarfsemi.

„Við þurfum náttúrulega að vera með gott gæðakerfi til að halda utan um þessa staðla sem við þurfum að fara eftir,“ segir Erna.

Þessir staðlar setja strangar kröfur um hlutleysi, verkferla og gæðakerfi. Þótt staðlarnir séu tiltölulega opnir þarf gæðakerfið að halda vel utan um alla þætti svo að fyrirtækið geti staðist reglulegar úttektir hjá Hugverkastofu, sem er ytri úttektaraðili.

Að leggja traustan grunn

„Til að byggja gott hús þarf góðan grunn,“ segir Erna en stór breyting sem hún leiddi hjá Frumherja var að endurskipuleggja efnisyfirlitið í gæðakerfinu CCQ.

Hjá Frumherja er hár starfsaldur og fólk helst vel og lengi í starfi. Reynt starfsfólk hafði tamið sér að vinna með gæðaskjöl út frá númerakerfi, en það fyrirkomulag reyndist oft flókið fyrir nýtt starfsfólk sem reyndi að leita eftir skjölum og upplýsingum út frá lýsandi heitum eða hugtökum. Erna ákvað að endurskipuleggja kerfið frá grunni til að gera það notendavænna og aðgengilegra.

„Ég bjó í raun til nýtt efnisyfirlit upp á það að gera að ég fengi efnisyfirlitið eins og það væri lagt upp með út frá skipuriti. Þar af leiðandi fékk ég þá ábyrgðarmenn og yfirmenn sem voru að sinna hverri deild fyrir sig meira að borðinu, þannig að þeir væru að hugsa um sín skjöl og væru ábyrgir fyrir sínu gæðakerfi og gæðaskjölum,“ útskýrir Erna.

Með því að stilla efniyfirlitinu upp eftir skipuriti fyrirtækisins var hægt að skapa skýrari heildarsýn yfir gæðaskjöl og ábyrgðarsvið. Erna lagði áherslu á að fá stjórnendur og starfsfólk með sér í lið.

„Ég talaði við hvern ábyrgðaraðila fyrir sig, bað þá um að rýna gögnin og lesa yfir, og taka til hjá sér ef það væru úrelt skjöl. Þannig vann ég áfram með hverjum ábyrgðarmanni fyrir sig. Þeir þekkja náttúrulega sína deild best og vita hvernig er best að setja þetta upp.“

Allt á einum stað

Frumherji hefur nýtt CCQ fyrir fleiri mikilvæga þætti.

Ábendingar

Frumherji hefur sett upp ábendingakerfi CCQ. Allar ábendingar eru skráðar í kerfið, flokkaðar og sendar til viðeigandi ábyrgðaraðila.

„Gæðahandbókin er nefnilega svo mikil snilld upp á að halda utan um gögn, ferla og að skrásetja. Þess vegna fórum við mjög fljótt í það að setja allt ábendingarkerfið okkar þarna inn. Allar ábendingar koma þarna inn, ég flokka þær og þær fara á þá ábyrgðaraðila sem ábendingin á heima hjá,“ segir Erna.

Með þessu er auðvelt að halda utan um ferlið, rótargreiningu og úrbætur – sem er mikilvægt þegar kemur að ytri úttektum.

Úttektir á starfsstöðvum

Annað mikilvægt skref var að innleiða úttektarkerfi CCQ fyrir 30 skoðunarstöðvar Frumherja um allt land. Með því eru allar úttektir vistaðar rafrænt, sem einfaldar ferlið og tryggir að allir hafi aðgang að sömu upplýsingum, sama hvar fólk er staðsett.

„Okkur er ætlað að taka út stöðvarnar einu sinni á ári og halda utan um úttektir og frávik. Það skiptir gríðarlega miklu máli að vera með þetta allt á einum stað. Ég set ábyrgðarmann á úttektina, ég get sett þá sem eru í úttektinni og allir sjá sömu skýrsluna. Ég get sett frávikin þarna inn, sett frávikin á réttan aðila og þarna verður til alveg ótrúlega skemmtilegur ferill.“

Eignastjórnun

Næsta skref hjá Frumherja er að innleiða eignastjórnunarkerfi CCQ sem mun gera rekjanleika á tækjabúnaði og kvarðanir enn auðveldari.

„Það sem við ætlum að gera er að setja allan búnaðinn inn. Það er líka undir staðlinum okkar að búnaður er kvarðaður og það þarf að vera rekjanleiki í öllu og það er verkefni sem við erum að fara af stað með.“

Skýr uppbygging eykur aðgengi

Erna leggur áherslu á mikilvægi þess að hafa góðan grunn í gæðakerfinu. „Til að byggja gott hús þarf góðan grunn. Ég myndi segja að grunnurinn sé efnisyfirlitið svo þú getir farið að sortera og skipulagt þig betur. Það skiptir öllu.“

Erna leggur einnig áherslu á að gæðahandbókin sé aðgengileg fyrir allt starfsfólk, að það skilji kerfið og geti nýtt sér það til fulls. Þegar nýtt starfsfólk hefur störf hjá fyrirtækinu ættu þau að eiga auðvelt með að sjá og skilja uppbyggingu fyrirtækisins í gegnum gæðahandbókina. Í henni eru fjölmörg skjöl sem segja mikla sögu um fyrirtækið, alla ferla þess og innviði.

Hún bendir einnig á kosti þess að sérsníða upphafssíðu gæðahandbókarinnar til að auka aðgengi og notagildi. Með því að hanna hnitmiðaða upphafssíðu, þar sem hægt er að setja fram mest notuðu skjölin og mikilvægar upplýsingar, verður kerfið notendavænna, aðgengilegra og skemmtilegra í notkun.