Gæðahandbók
Öll skjölun, upplýsingar og þekking á rekstri og ferlum fyrirtækisins eru í þessari einingu. Lausnin inniheldur alla þætti sem nauðsynlegir eru til að reka gott stjórnkerfi.
Til að ná vottun eru nokkrir þættir sem þurfa að vera á hreinu; skjalfest verklag er einn þeirra.
Hér að neðan má sjá ferilinn fyrir ritun og útgáfu skjals í CCQ Gæðahandbók.
Fjölmargir og nytsamlegir eiginleikar
Lesborðið er inngangur gæðahandbókar…
… og veitir okkur upplýsingar um hvað liggur fyrir að klára. Fyrir umsjónarfólk getur það rýnt skjöl sem þarf að endurskoða, samþykkja skjöl eða vinna skjöl sem eftir á að klára gangvart stöðlum, lögum og reglugerðum. Lesborðið er aðlagað eftir hlutverki starfsmanna og er aðgengilegt í öllum tækjum.
Allar upplýsingar á einum stað
Staðlaðar stefnur, verklagsreglur, vinnulýsingar, leiðbeiningar og gátlistar eru útgáfustýrð og skjölin geymd á einum stað. Hjá starfsfólki getur lesborðið veitt upplýsingar um nýjar útgáfur skjala sem krefjast staðfestingar á lestri eða hnitmiðað efnisyfirlit sem einungis snýr að verklagi þeirra vinnu.
Aðskilin vinnubók og útgefin skjöl
Gæðahandbókinni er skipt í „Vinnubók“ og „Útgefin skjöl“, og inniheldur alla nauðsynlega þætti sem þarf til að reka gott stjórnkerfi. Hér má nefna flokkun og tegund skjala, vistunarsögu skjals, rekjanleika og útgáfustýringu skjala. Ef texti eða myndir er unninn í Word skjali, heldur textaritillinn sama sniði inni í lausninni.
Staðlar innbyggðir í lausninni
Í samstarfi með Staðlaráði Íslands er CCQ eina lausnin á Íslandi sem býður upp á aðgengi að heildartexta staðlanna. Það hjálpar notendum að hlíta kröfum sem settar eru í hverjum kafla viðkomandi staðals. Á lesborðið er veittar upplýsingar um stöðu hlítingu. Lausnin byðir upp á sérstakt sjónarhorn fyrir tilvísun í staðla, sem veitir úttektaraðilum gott yfirlit yfir flokkun skjala eftir kaflaheitum staðalana.
Áhættustjórnun og tækifærum
Áhættueftirlit er orðið mikilvægt verkefni í okkar daglegu verkefnum; þó er um að ræða áhættumat sem tengist öryggi starfsmanna eins og að vera með hjálm, öryggisvesti eða upplýsingaöryggi tengt lykilorðastýringu og vefveiðum. Í CCQ geturðu borið kennsl á áhættur, tengt við ferli eða verðmæti. Uppspretta og aðgerðir til að koma veg fyrir áhættuna eru birt í skjölun eða skráum í CCQ.
Stafræna ferlar fyrir staðfestingar.
Einn besti ávinningurinn sem þú færð af stafrænni lausn er sjálfvirkt upplýsingaflæði. Það getur verið skjal sem þarf samþykki eða áminningu um endurskoðun, betrumbætur og endurútgáfu skjala. Hinn hlutinn er að tryggja upplýsingar til starfsmanna. Í CCQ er hægt að bæta staðfestingu lestrarhnapps við skjöl sem eru mikilvæg fyrir starfmenn og stjórnendur.
CCQ STUNDIN
Árangursrík innleiðing hjá Reykjanesbæ
Vinnubók
Gæðahandbók CCQ er aðgangstýrt eftir hlutverkum. Starfsmenn sem eiga að rita, samþykkja eða ber ábyrgð á innihald skjals og gæðastjórar fæ sérstak heimild að Vinnubók CCQ. Starfmenn sem eiga einungis að lesa eða staðfesta lestur á útgefnu skjali fær einungis aðgang að Útgefnum skjölum.
Í vinnubók er skjalið flokkað eftir efnisyfirlit, skjalategund og númer. Skjöl geta fengið tilvísun í ISO staðla eða önnur lög og reglugerðir. Umsjónarmenn vinnubókar er með mismunandi sjónarhorn sem veitir þeim gott yfirlit yfir stöðu skjals og hlutverk þeirra.
Ritvinnslan byðir upp á helstu virkni ritunar og hefur t.d. track changes breytingatillögur möguleikan sem hjálpar rithópnum að sjá helstu breytingar. Hægt er að teikna myndræna framsetningu ferla í ferlinu.
Útgefin skjöl
Útgáfustýring er eitt af því mikilvægasta í gæðastjórnun, að útgefið skjal sé læst og ekki hægt að breyta því. Það tryggir að allir starfsmenn vinni að nýjustu samþykktu útgáfunni. Í útgefnu skjali gætu starfsmenn verið beðnir um að staðfesta lestur. Útgefin skjöl veita góða yfirsýn yfir efnisyfirlit og hægt er að nálgast skjöl út frá mismunandi sjónarhornum. Endurskoðandi hefur ákveðið sjónarhorn Tilvísun í staðla sem einfaldar leiðina í vottunarferlinu.
Staðlað gæðakerfi er alltaf að stefna að stöðugum umbótum og CCQ minnir umsjónarmenn á hvenær það er kominn tími til að endurskoða skjalið. Þegar ný útgáfa er gefið út er gamla útgáfan geymd í sjónarhornið eldri útgáfa og hjálpar stjórnendum að halda utan um rekjanleika og útgáfusögu skjalsins.
Vinnubók
Öll skjöl eru unnin og breytt í vinnubók gæðahandbókarinnar. Þegar skjali er lokið fer það í gegnum fyrirfram skilgreint samþykktarferli þar sem það er skoðað og sannreynt áður en það er loksins birt. Kerfið inniheldur stranga snefileika og er útgáfustýrt.
Ef einhver vandamál koma upp við skjalið fyrir birtingu geta allir meðlimir sem taka þátt í samþykktarferlinu hafnað skjalinu og sent það aftur á klippistigið.
Útgáfan sem hægt er að breyta inniheldur mismunandi flokkunarvalkosti eins og efnisyfirlit, ferli, gerð skjals og aðgangsstýringu. Dagsetning endurskoðunar er sett og allt skjal hefur sína eigin útgáfusögu. Í mismunandi skoðunum geta stjórnendur fylgst með stöðu skjalsins og hverjum.
Skjöl til útgáfu
When a document is published, a non-editable version appears in the Published documents interface. When a published document is up for review, the system sends the editors an email reminding them that the time has come to revise the document.
The workbook version of the published document is then re-evaluated, and the necessary adjustments are made. When the document is completed, the approval process starts all over again.
It is easy to search for a specific document. There is an inbuilt filter, search engine and the different views such as document type, reference to standard and my favourites guides you to correct document.