Hvernig CCQ hjálpaði Skeljungi að tryggja hlítingu á öllum stigum rekstrar og hljóta ISO vottun

Rekstur Skeljungs felur í sér ýmsar áhættur, þess vegna er nauðsynlegt að allt starfsfólk þekki vel  verklag og áhættur og að allar upplýsingar séu til staðar á einum stað og aðgengilegar hvenær sem þörf er á þeim.

Frá sjónarhorni stjórnenda er mikilvægt að það sé öruggt að allt starfsfólk sé meðvitað um gildandi verklag, að því finnst einfalt að sækja sér upplýsingar og að það hafi fengið góða þjálfun svo ítrustu kröfur séu uppfylltar. Það tryggir öryggi starfsfólks og að líkur á áhættu séu í lágmarki. Að bera kennsl á áhættur er mikilvægur þáttur í daglegum störfum Skeljungs ásamt þjálfun starfsfólks í að forðast þær.

Í upphafi var stjórnkerfi Skeljungs byggt á skjölum sem vistuð voru á sameiginlegum drifum sem hafði þau áhrif að stjórnendur voru ekki sannfærðir um að rekjanleiki, útgáfustýring og samþykktarferli væru til staðar. Á þessum tíma hefðu upplýsingar um þekkingu starfsfólks á verklagi og öðrum mikilvægum upplýsingum mátt vera betri. Dreifing upplýsinga til starfsfólks Skeljungs var ekki einfalt verk.

Á sex árum færði Skeljungur allt stjórnkerfið úr handunnri skjalfestingu á sameiginlegum drifum yfir í nútímalega skýjalausn, aðgengilega á alls konar tækjum og með innbyggðri rafrænni aðferðafræði. 

Skeljungur er eitt stærsta eldsneytisfyrirtæki landsins, með eldsneytisstöðvar og eldsneytisgeyma  víða um Ísland og í Færeyjum. Eldsneyti er dreift til viðskiptavina um landið af flota flutningabifreiða fyrirtækisins. Höfuðstöðvarnar eru í Reykjavík og samtals eru um eitt hundrað starfsmenn um allt land.

Skeljungur innleiddi heildstætt stjórnkerfi í nokkrum skrefum

Stjórnendur gerðu sér grein fyrir að vistun gæðaskjala á sameiginlegu drifi væri ekki nægilega öruggt eða hagkvæmt og hófu leit að betri lausn. Fyrir sex árum innleiddi Skeljungur eina bestu lausn sem fáanleg var á markaðnum á þeim tíma, FOCAL Gæðakerfið. Stjórnendur voru ánægðir með lausnina því í henni fólust öll nauðsynleg verkfæri til uppbyggingar og reksturs gæðastjórnunarkerfis, rekjanleiki, samþykktarferli, útgáfustýring og staðfesting lestrar. Almennir notendur áttu samt frekar erfitt með að nálgast skjöl stjórnkerfisins þar sem snjalltækjavæðing var skammt á veg komin og t.d. vantaði skjái í bifreiðarnar.

Skeljungur er tilbúinn fyrir næstu kynslóð nútímalegra lausna sem styðja við snjalltæki

Meðvitund stjórnenda um að vistun gæðaskjala á sameiginlegu drifi væri ekki nægjanlega öruggt eða hagkvæmt dreif þau í leit að betri lausn. Skeljungur innleiddi gæðakerfið FOCAL, sem fyrir sex árum var góð og nútímaleg lausn. Stjórnendur voru ánægðir með lausnina því aðferðafræði kerfisins fól í sér  öll nauðsynleg verkfæri, eins og rekjanleika, skjalaflokkun, samþykktarferli og útgáfustýringu.  Allt eru þetta þættir sem eru gagnlegir til uppbyggingar og reksturs gæðastjórnunarkerfis. Hins vegar, fannst almennum notendum ennþá flókið að nálgast upplýsingar, sem og að tölvur voru ekki til staðar í bifreiðunum.  

Skeljungur – tilbúinn fyrir næstu kynslóð nútímalegra lausna

Þegar snjalltækjanotkun varð almennari Íslandi sáu stjórnendur Skeljungs tækifæri í að starfsfólk fengi aðgang að stjórnkerfinu, óháð stað og tíma, ef það  stæði t.d. frammi fyrir hættulegum aðstæðum og vantaði upplýsingar um öryggi og/eða umhverfismál.

Þessar þarfir uppfyllti FOCAL ekki. 

Um þetta leyti var  FOCAL sameinað Origo og næsta kynslóð gæðastjórnunarkerfa, CCQ (e. Cloud Compliance and Quality)  þróað  hjá Origo og sett á markað. CCQ er snjöll, nútímavæn skýjalausn og stjórnendur uppgötvuðu strax að þarna væri að finna nýja möguleika fyrir starfsfólk Skeljungs. 

Ákveðið var að taka CCQ í notkun innan Skeljungs og skjöl flutt yfir í hið nýja kerfi. Eftir uppfærsluna sagði Aðalsteinn Árnason, öryggis- og gæðastjóri Skeljungs

Viðmót kerfisins féll svo miklu betur að þörfum allra notanda sem vöndust kerfinu strax, og margir kusu að nálgast það í snjalltækjum sínum.

ISO9001 vottun fengin – án frávika

Eftir að Aðalsteinn hóf störf hjá Skeljungi stefndi hann fljótlega á að byggja upp stjórnkerfi með því markmiði að ná ISO 9001 vottun.  

“Það var eðlilegt skref í þróun stjórnkerfis fyrirtækisins og mikilvægt að geta sýnt viðskiptavinum okkar og starfsmönnum að stjórnkerfið uppfylli þær kröfur sem eru gerðar til okkar og styðji starfsmenn í störfum sínum.”

“Þegar ég hafði lokið yfirfærslu skjala frá FOCAL í CCQ kerfið fór ég í umbótavinnu í gæðaskjölunum í CCQ Gæðahandbók“ sagði Aðalsteinn.

“Til á ná vottun er krafa um að framkvæmdar séu innri úttektir og voru þær gerðar  í CCQ Úttektum. Kerfið er mjög snjallt að því leyti að það er hægt að tengja úttekt við skjalfest verklag í gæðahandbókinni með sjálfvirkni í flokkun kaflaheita staðalsins, sem er í heild sinni innbyggður í CCQ

Önnur krafa, áður en vottun er veitt, er innleiðing á frábriðgakerfi, en CCQ Ábendingar er nýtt til að hlíta þeirri kröfu. Þessar þrjá CCQ einingar voru þess vegna snemma innleiddar hjá okkur. Í framhaldinu innleiddum við fleiri einingar CCQ kerfisins.

Allir notendur ásamt endurskoðanda vottunarferlis eru skráðir inn í CCQ 

„Endurskoðandi frá faggildri vottunarstofu sem við höfðum samið við fékk aðgang að CCQ kerfinu, líkt og almennir notendur. Það gerði honum kleift að bera saman kröfur staðalsins við skjalfestingu með einföldum hætti, því CCQ Gæðahandbók býður upp á sérstakt sjónarhorn: Tilvísun í staðla“. Endurskoðandinn fékk upplýsingar um framkvæmd innri úttekta ásamt meðhöndlun frábrigða. Forúttekt var framkvæmd með rafrænum hætti en lokaúttekt var framkvæmd að staðnum. 

Við úttekt geta fylgt frávik og / eða athugasemdir. Í þessu tilfelli þar sem skjalfesting, innri úttektir og meðhöndlun frábrigða var til fyrirmyndar hlaut Skeljungur ISO 9001:2015 vottun fyrir olíubirgðastöðina í Örfirisey í janúar 2020 án frávika. Stefnt er að ISO9001 og ISO14001 umhverfisvottun fyrir dreifingu eldsneytis á landsvísu.

“Frá sjónarhóli stjórnenda hefur CCQ lausnin frá Origo auðveldað okkur að öðlast vottun samkvæmt ISO9001:2015“ segir Aðalsteinn Árnason. „CCQ auðveldar klárlega stöðugar umbætur í gæðakerfinu sem er nauðsynlegur þáttur í viðhaldi vottunarinnar í framtíðinni.“

“Síðast en ekki síst tryggir CCQ hugbúnaðurinn að mikilvæg skjöl og upplýsingar séu aðgengilegar starfsfólki okkar hvar og hvenær sem er.”

Færri atvik og frábrigði – betri yfirsýn með lesborði

Einn stór kostur við CCQ er möguleikinn á persónulegum lesborðum sem sýna notendum aðeins það sem við á, hvort sem er fyrir bílstjóra eða stjórnendur á skrifstofunni. Regluleg þjálfun er skylda hjá öllum bílstjórum og suma hæfni þarf að staðfesta á hálfs árs fresti. Stjórnun þjálfunar og endurþjálfunar er auðveld með CCQ. 

Við afhendingu olíu skrá bílstjórar upplýsingar um afhendinguna og staðfesta að nauðsynlegum gæða- og öryggiskröfum hafi verið fylgt. Ef einhver atvik eða frábrigði koma upp við afhendinguna skrá þeir þau í CCQ Ábendingar með snjalltækinu sínu. 

“Færri atvik og frábrigði koma upp nú en áður, og við viljum læra af öllum atvikum sem upp koma“ segir Aðalsteinn.

“Á hverjum morgni fara bílstjórar yfir ástand bifreiða sinna og ef einhverju er ábótavant skrá þeir það í CCQ með snjalltækinu sínu. Við fáum skilaboð umsvifalaust og getum skipulagt viðhald án tafar.”

Samstarf byggt á trausti og flæði nýrra hugmynda

Eitt það besta við samstarf Skeljungs og Origo“, að sögn Aðalsteins, „eru jákvæð samskipti starfsfólks fyrirtækjanna.

“Starfsfólk Origo er alltaf opið fyrir nýjum hugmyndum og þau hlusta á tillögurnar okkar. Einnig get ég alltaf leitað til þeirra ef eitthvað kemur upp á.”

Skeljungur rekur starfsstöðvar víða um landið. Með CCQ er upplýsingum safnað saman á einn stað, þær gerðar aðgengilegar hvaðan sem er og tryggt að aðeins nýjustu útgáfur séu aðgengilegar. „Þetta er ein mikilvægasta virkni kerfisins fyrir starfsemi Skeljungs,“ að sögn Aðalsteins gæðastjóra fyrirtækisins. 

Aðalsteinn Árnason er gæðastjóri Skeljungs og hefur starfað þar síðan 2003. Hann hefur próf í sjávarverkfræði og bakgrunn í forritun, kerfishönnun sem og í matvælaiðnaði og smásölu.