Vilt þú bæta ferla og verklag? Gæðastjórnunarskólinn snýr aftur
Hvernig skrifar maður góðar verklagsreglur? Hvernig á að byggja upp gæðahandbók sem fólk notar í raun og veru? Hvernig getur fyrirtæki nýtt ábendingar starfsfólks og viðskiptavina til að bæta reksturinn?
Gæðastjórnunarskólinn hefur verið endurvakinn og viðbrögðin hafa farið fram úr björtustu vonum. Skólinn býður upp á stutt og markviss námskeið þar sem lögð er áhersla á praktíska þekkingu í gæðastjórnun. Þar læra þátttakendur meðal annars hvernig á að greina ferla, skrifa skýrar verklagsreglur og byggja upp gæðahandbækur sem nýtast í daglegu starfi.
Í nýjasta þætti af CCQ Stundinni settist Maria niður með Kristínu Björnsdóttur, sérfræðingi hjá CCQ sem leiðir námskeiðin í Gæðastjórnunarskólanum. Þær ræða gæðastjórnun, ferlagreiningu og hvers vegna skýr ferli skipta máli í rekstri fyrirtækja.
Þrjátíu ára reynsla í gæðamálum
Reynsla Kristínar af gæðamálum teygir sig yfir þrjá áratugi. Vegferðin í gæðastjórnun hófst fyrir 30 árum þegar hún og eiginmaður hennar stofnuðu fyrirtækið Hópvinnukerfi þar sem þróaðar voru lausnir fyrir gæðastjórnun, meðal annars Focal sem margir þekkja. Á þeim tíma var gæðastjórnun lítt þekkt hugtak á Íslandi.
„Þegar við byrjuðum voru mjög fáir að hugsa um gæðastjórnun,“ segir Kristín. „Við vorum heppin að fá tvo góða viðskiptavini strax í upphafi, meðal annars Blóðbankann sem varð fyrsti blóðbankinn á Norðurlöndum til að fá ISO vottun.“
Fyrir um tíu árum fluttist starfsemi þeirra yfir til Nýherja, nú Origo. Þar var tekin sú ákvörðun að byggja áfram á þeirri reynslu, aðferðafræði og vinnubrögðum sem safnast hafði upp á áratugum og lausnirnar voru þróaðar áfram í nýju umhverfi. Sú vinna lagði grunninn að CCQ eins og við þekkjum það í dag.
Kristín brennur fyrir því að miðla reynslu sinni og segir að hugmyndin á bak við gæðastjórnunarskólann sé að veita praktíska þekkingu sem fólk getur nýtt strax í sínu umhverfi.
Praktísk námskeið fyrir þau sem vilja bæta verklag
Gæðastjórnunarskólinn á rætur að rekja til þess tíma þegar Kristín og samstarfsfólk hennar þróuðu gæðastjórnuanrlausnir innan Hópvinnukerfis, meðal annars Focal. Samhliða lausnunum var boðið upp á stutt og markviss námskeið fyrir viðskiptavini þar sem lögð var áhersla á praktíska þekkingu í gæðastjórnun.
„Skólinn er heldur ekki alveg nýr,“ segir Kristín. „Þegar við vorum með Focal vorum við með Gæðastjórnunarskólann og eftir að við komum hingað til Origo. Við vorum að styðja við okkar viðskiptavini meðal annars með stuttum, markvissum námskeiðum með mikilli praktískri þekkingu.“
Í kjölfar Covid lagðist þessi starfsemi tímabundið af en nú hefur skólinn hins vegar verið endurvakinn með krafti. Fyrsta námskeiðið sem fór aftur af stað var Ferlagreining og gerð verklagsreglna og handbóka og áhuginn lét ekki á sér standa.
Við sendum bara á viðskiptavinahópinn okkar og námskeiðið fylltist nánast strax,“ segir Kristín. „Við byrjuðum með námskeið í ferlagreiningu og handbóka í síðasta mánuði og það gekk glimrandi vel.“
Þetta undirstrikar að þörfin fyrir praktíska leiðsögn í gæðastjórnun er enn mikil hjá fyrirtækjum sem vilja bæta verklag og skipulag í sínum rekstri.
Ferlagreining og gæðahandbækur
Fyrstu námskeiðin snúast um eitthvað sem mörg fyrirtæki glíma við en það er hvernig á að koma þekkingu fyrirtækisins niður á skipulagðan og skýran hátt.
Á námskeiðinu læra þátttakendur meðal annars:
- Hvernig á að greina og teikna upp ferla
- Hvernig á að skrifa skýrar og nothæfar verklagsreglur
- Hvernig á að skipuleggja gæðahandbók
- Hvaða skjalategundir er gott að nota
- Hvernig er hægt að gera verklag aðgengilegt fyrir starfsfólk
Gæðastjórnunarskólinn er fyrir alla sem þurfa að koma þekkingu sinni niður svo aðrir geti notað hana. Þetta á meðal annars við um framkvæmdastjóra, fjármálastjóra, sviðsstjóra, fagstjóra, mannauðsstjóra, gæðastjóra og öryggis- eða umhverfisstjóra.
Hið augljósa er aldrei augljóst
Eftir þrjátíu ár í gæðastjórnun er einn lærdómur sem stendur upp úr hjá Kristínu: „Hið augljósa er aldrei augljóst.“
Oft teljum við að verklagið sem við skrifum sé kristaltært, en þegar nýr starfsmaður á að fylgja því kemur í ljós að það er ekki alltaf þannig. Þess vegna leggur Kristín áherslu á að prófa verklag áður en það er gefið út, til dæmis með því að láta nýjan starfsmann fylgja leiðbeiningunum.
„Getur starfsmaðurinn gert verkið með því að fylgja lýsingunni? Ef ekki, þá þarf að laga verklagið.“
Fleiri námskeið á leiðinni
Gæðastjórnunarskólinn mun halda áfram að þróast og fleiri námskeið eru á leiðinni. Meðal þeirra eru námskeið um framkvæmd innri úttekta og meðhöndlun ábendinga og kvartana.
Öll námskeiðin byggja á aðferðafræði ISO staðla og áratuga reynslu úr atvinnulífinu með áherslu á praktíska nálgun sem þátttakendur geta nýtt strax í sínu starfi.
